De licentie is het stuk dat iedereen vergelijkt
Elke HubSpot-evaluatie begint op de prijspagina, en die prijspagina is het kleinste en meest voorspelbare deel van wat het ding gaat kosten. Het is ook het enige deel dat als één getal binnenkomt, en daarom krijgt het alle aandacht. De bedragen veranderen vaak genoeg dat ze hier neerschrijven binnen een jaar fout zou zijn, dus check ze bij de bron. Wat niet verandert is de vórm van de prijszetting, en die vorm is waar mensen op vastlopen.
Drie dingen vermenigvuldigen, en ze doen dat los van elkaar
De kost is een product van drie onafhankelijke keuzes, geen post op een factuur. Welke hubs je neemt: Marketing, Sales, Service, Content, Operations, elk apart geprijsd. Welk niveau binnen elke hub: Starter, Professional, Enterprise. En hoeveel gebruikers, intussen opgesplitst in betalende seats voor wie in een hub moet handelen en goedkopere of gratis seats voor wie alleen moet meekijken. Eén van de drie verkeerd inschatten valt recht te zetten. Alle drie gokken en het totaal pas bij de handtekening ontdekken, is hoe een project begint met een discussie over budget.
Marketingcontacten zijn degene die mensen verrast
Marketing Hub rekent je niet aan voor elk record in het CRM. Het rekent aan voor contacten die als marketingcontact staan aangeduid, dus degene die je kan mailen of targeten. Al de rest mag als niet-marketingcontact in de databank zitten zonder licentiekost, binnen een ruime bovengrens. De verrassing komt wanneer iemand een gekochte lijst importeert, of een formulier contacten begint aan te maken die standaard op marketing staan, en het niveau bij de verlenging stilletjes een trap omhoog gaat. Beslis wie marketingcontact wordt als beleid, dwing het af in een workflow, en herbekijk het vóór de verlenging in plaats van erna.
De stap tussen niveaus is geen stap
Starter naar Professional is waar het echte geld zit, en het is geen zachte verhoging. Het is ook waar de functies wonen die mensen als standaard beschouwen: custom rapportering die de naam waardig is, deftige workflow-automatisering, en het rechtenmodel dat een team van eender welke omvang nodig heeft. Begroten voor Starter omdat de functielijst volstaat, en drie maanden later Professional nodig hebben, is veruit de meest voorkomende manier waarop een HubSpot-budget verdubbelt.
Onboarding is niet optioneel op de hoogste niveaus
Professional en Enterprise dragen een verplichte eenmalige onboardingkost. Dat is echt geld, het wordt los van het abonnement gefactureerd, en het valt standaard uit de vergelijkende tabel omdat het pas laat in het verkoopgesprek opduikt. Vraag het vroeg en op papier. Een partner kan de onboarding soms zelf leveren, wat verandert wát je ervoor krijgt, niet dát je ervoor betaalt.
Jaarverbintenis, en wat die betekent als je krimpt
De aangekondigde prijzen gaan doorgaans uit van een jaarverbintenis die vooraf betaald wordt; per maand betalen kost meer. Wat je voor de handtekening moet begrijpen is de richting. Groeien tijdens de looptijd is makkelijk en HubSpot helpt je dat dezelfde dag nog te doen. Krimpen tijdens de looptijd niet: je zit vast voor de termijn, dus een team dat over zes maanden zijn aantal gebruikers wil halveren, moet niet kopen voor vandaag. Koop op het dal, breng bij op de piek.
De kost die niet op de prijspagina staat
De implementatie is in jaar één meestal het grotere getal, en anders dan de licentie is het een eenmalige die je zelf in de hand hebt. De versie die pijn doet is de tweede implementatie: degene die je betaalt omdat de eerste snel-snel gebeurde, het datamodel beslist werd in een vergadering die niemand genotuleerd heeft, en achttien maanden aan records die beslissing intussen in zich dragen. Een portal wegmigreren van een slecht objectmodel kost meer dan hem meteen goed bouwen, want de data moet mee. Geef dat geld één keer uit.
Hoe je het wél begroot
Neem de licentie voor het niveau dat je in jaar twee nodig hebt, niet in jaar één. Tel de onboardingkost erbij. Tel er een implementatiebedrag bij, en als je dat niet los krijgt, beschouw dat als informatie over wie de offerte maakt. Zet er dan een lijn bij voor het eerste jaar aan wijzigingen, want de portal die je voor de lancering specificeert is nooit de portal die je erna draait. Als dat totaal ongemakkelijk aanvoelt, is het antwoord meestal minder hubs op een hoger niveau in plaats van meer hubs op een lager.